Procesbeschrijving
Wie?
Iedereen kan een offerte aanvragen, van belang is in wat voor constructie dat geregeld is.
In deze specifieke opdracht is de opdracht al aan een aannemer uitbesteed. De aanmeer moet ervoor zorgen dat de offertes op tijd aangevraagd worden zodat het werk niet stagneert. Daarbij is planning en het inkoopschema leidend. Daarnaast probeert de aannemer in deze onderdeel mogelijke besparingen in zijn voordeel in beeld te brengen.
Dus in dit voorbeeld vraagt de aannemer de offertes aan.
Wat?
Het bouwonderdeel waar een offerte over aangevraagd wordt zal door de aannemer in beeld worden gebracht. Dat houdt in dat de hoeveelheden uit het bestek en bestektekeningen worden bepaald. Dat is verstandig om te doen zodat je beter je offertes kunt beoordelen. Je ziet meteen of de leverancier/onderaannemer met de juiste hoeveelheden gerekend heeft. Daarnaast breng je in beeld of de hoeveelheden in je inschrijfbegroting juist zijn opgesteld.
Waarom?
Een offerte wordt vaak opgevraagd omdat men de capaciteit of de expertise niet in huis heeft. Daarnaast kan het ook een voordeel voor de aannemer zijn als de opdracht aan een gespecialiseerd bedrijf wordt verstrekt. Een mogelijk te behalen voordeel is de bouwsnelheid en de geleverde kwaliteit, dat weer resulteert in lagere bouwkosten.
Je vraagt vaak een offerte aan bij meerdere partijen. Hierdoor is de garantie dat je de laagste prijs betaald groter.
Wanneer?
De offertes moeten op tijd aangevraagd worden. Anders stagneert het bouwproces. De vertraging heeft vaak ook invloed op andere werkzaamheden. Omdat die bijvoorbeeld niet kunnen starten voordat dat betreffende onderdeel gereed is. Bij het te laat leveren en plaatsen van bijvoorbeeld metaal stud wanden, kunnen het stukadoorswerk en de installaties vertraging oplopen.
Voor het op tijd aanvragen van een offerte zijn de volgende zaken belang. Je planning en je inkoopschema. Je moet dus rekeningen houden met de verwachte start werkzaamheden en de levertijd van benodigd materiaal en evt. materieel. Daarnaast moet men voldoende marge inbouwen om de offertes tijdig te kunnen beoordelen en bij onvolledigheid de onderaannemer/leverancier de gelegenheid gegeven om zijn offerte aan te passen.
Waarmee?
Een offerte wordt in meeste gevallen schriftelijk aangevraagd. Dat doe je middels een brief, daarbij stuur je alle relevante informatie die de partij in kwestie nodig heeft om een goede offerte uit te kunnen brengen. De gegevens die je meestuurt zijn vaak bestektekeningen en het bestek. Eventueel worden de voorwaarden meegestuurd waar de product en de organisatie aan moet voldoen.
Waardoor?
Zie bovenstaande antwoorden.
Welke?
Meestal wordt een organisatie door de aannemer uitgekozen die voldoende expertise in huis heeft. Ook zijn de eerdere ervaringen van groot belang, een aannemer weet vaak waar die aan toe is als die met bepaalde bedrijven in zee gaat. Dat geldt voor zowel prijstechnisch aspect en de te verwachte kwaliteit.
Hoe?
Zie bovenstaande antwoorden.
Eind fase:
Als de offertes worden ontvangen gaat men de offertes beoordelen. Dat doe je bijvoorbeeld middels een offerte spiegel.
Je zet in kolommen per organisatie de vermelde onderdelen naast elkaar. Daardoor creëer je snel een overzicht waar de verschillen tussen de partijen liggen. Je kunt heel snel zien of door alle partijen de benodigde onderdelen zijn opgenomen, en of de hoeveelheden overeen komen. Daarnaast zie je ook de gerekende prijs per onderdeel of uur.
Als de offertes compleet zijn wordt door de aannemer een keuze gemaakt met wie hij wil samenwerken.
De aanmeer zal schriftelijk een opdracht naar die partij opsturen.
