Managementfunctie van de bouwplaats
Inleiding:
Na verstrekking van opdracht aan een bouwbedrijf, zet het bouwbedrijf een projectorganisatie op. De leiding van deze projectorganisatie wordt het bouwmanagement genoemd. Bij kleine bouwprojecten kan één persoon, de uitvoerder, het management voor zijn of haar rekening nemen. Bij omvangrijke projecten wordt een managementteam opgericht om alle activiteiten die nodig zijn zodanig te sturen, dat het geplande eindresultaat van een project wordt bereikt.
Een managementteam is veelal samengesteld uit een projectleider of bouwplaatsmanager die de eindverantwoording heeft, een uitvoerder belast met de dagelijkse leiding over het uitvoerend personeel en een werkvoorbereider. Een (project) managementteam wordt specifiek voor een bepaald project opgericht en weer ontbonden wanneer het gewenste eindresultaat is bereikt. Continuïteit en rendement op vermogen speelt geen rol. Het gaat alleen om de prijs/kwaliteitsverhouding. Bouwplaatsmanagement heeft als doel: het realiseren van een bouwwerk volgens bestekspecificaties binnen de gestelde tijd en binnen het beschikbare budget.
Over het algemeen zijn er drie managementniveaus te onderscheiden (figuur 1).
1) De opdrachtgever als huisvestingsmanager van eigen bedrijf dat eindverantwoordelijke is over het gehele bouwproces.
2) Het bouwmanagement treed op als gemachtigde van de opdrachtgever en begeleidt het bouwproces van initiatief tot oplevering.
3) Dagelijks leiding geven aan de werkzaamheden zowel in de ontwerp als in de uitvoeringsfase en tijdens beheren gebouw.
figuur 1
De bouwplaatsmanager:
Inleiding:
Vanaf bouwinitiatief tot en met de oplevering en nazorg treedt de bouwplaatsmanager op als eerste adviseur van de opdrachtgever. De bouwplaatsmanager is verantwoordelijk voor het algemene verloop van het bouwproces, en voor het werk van alle mensen die op de bouwplaats aanwezig zijn. Hij zorgt ervoor dat de wensen van de opdrachtgever in een Programma van Eisen worden vertaald en dat het daaruit voortkomende ontwerp en de realisatie hieraan voldoen. In iedere fase van het bouwproces bewaakt hij kosten, kwaliteit en tijd. Hij coördineert de werkzaamheden in de ontwerpfase, ziet erop toe dat de vereiste vergunningen worden aangevraagd en adviseert bij de aanbesteding. Tijdens de uitvoering is de bouwplaatsmanager het aanspreekpunt voor de directievoerder. Ook kan het zijn dat hij zelf als directievoerder optreedt waarbij hij dan het aanspreekpunt is voor alle partijen, de bouwvergaderingen leidt en de oplevering verzorgt. Welke taken de bouwplaatsmanager zal krijgen, is afhankelijk van de opdrachtgever en de fase waarin de bouwplaatsmanager wordt ingeschakeld.
Profiel bouwplaatsmanager:
De bouwplaatsmanager is de representant van het bouwbedrijf op de bouwplaats en in het projectorganisatie. De bouwplaatsmanager legt en onderhoudt contacten, hij is de leider en is verantwoordelijk voor het werk van alle mensen aanwezig op de bouwplaats.
Op de bouwplaats is de manager verantwoordelijk voor de informatiestromen. Hij is waarnemer, verspreider van informatie en woordvoerder. De manager heeft een besluitvormende rol en zorgt ervoor dat informatie via besluitvorming wordt omgezet in planmatige actie.
Het uitvoeringsproces:
Voordat de uitvoering van start gaat maakt de bouwplaatsmanager een uitvoeringsplan. Hij moet ploegen aannemen, onderaannemers contracteren en materieel huren enz. Tijdens het uitvoeringsproces kunnen er afwijkingen optreden ten opzichte van het uitvoeringsplan. Wanneer blijkt dat de opleverdatum niet meer te halen is moeten er maatregelen worden genomen. De bouwplaatsmanager heeft dan als taak het uitvoeringsproces bij te sturen (figuur 2).
figuur 2
Voor de bouwplaatsmanager is het noodzakelijk dat hij beschikt over een nauwkeurig informatiesysteem over het verloop van de bouwkosten en bouwtijd. Het inzetten van een extra werkploeg levert tijdwinst op, maar men moet hierbij rekening houden dat de geplande bouwkosten zo min mogelijk overschreden worden. De te nemen maatregelen om het geplande resultaat te kunnen bereiken verschillen per uitvoeringsfase. Per uitvoeringsfase zal een afwijkingsrapport opgesteld moeten worden om te bezien of er voor die fase nog maatregelen genomen kunnen worden met als doel het resultaat in bouwtijd en bouwkosten te kunnen bijsturen.
In de fase van de werkvoorbereiding, voor het uitvoeringsproces, worden er acties ondernomen om tijdens het uitvoeringsproces over bruikbare sturingsinformatie te beschikken. Dit houd in dat projectgegevens worden geïnventariseerd, de risico’s worden geanalyseerd, het beheersniveau wordt bepaald, de procedures worden opgesteld, kosten en tijd worden gebudgetteerd (figuur 3) Indien nodig moet aanvullende informatie worden verkregen en bij afwijkingen wordt er beoordeeld of bijsturing door middel van maatregelen mogelijk is.
figuur 3
De werkvoorbereiding is de basis voor het beheersen en bijsturen van het uitvoeringsproces.
Tijdens de uitvoering moet de voortgang van de productie worden geregistreerd. Afwijkingen worden gerapporteerd en vergeleken met de beschikbare planning en deelbudgetten. Aan de hand van het afwijkingsrapport beoordeelt de bouwplaatsmanager de afwijkingen en bepaalt hij of er maatregelen noodzakelijk zijn om het proces bij te sturen.
Beheersaspecten:
Het manage van een project is het in balans houden van de beheersaspecten kwaliteit, geld en tijd. Dit betekent dat er tijdens het uitvoeringsproces continu moet worden nagegaan of doelstellingen gerealiseerd worden. Er dienen dus meetpunten te zijn om de voortgang en budgetten te controleren. Ook moet er regelmatig gecontroleerd worden of het gerealiseerde werk voldoet aan de voorschriften van het bestek.
Onderstaand figuur geeft aan welke beheersaspecten duidelijk moeten zijn voor het management van de uitvoeringsfase (figuur 4).
figuur4
Projectinformatie
De kwaliteit van een bouwwerk wordt in de projectorinformatie gedefinieerd. Na opdracht is verdere uitwerking van de bestektekeningen nodig voor de uitvoering. Projectinformatie moet worden beheerst zodat de juiste informatie op het juiste tijdstip bij de juiste persoon terecht komt.
Bouwkosten:
De opdracht is verleend op basis van de aanneemsom. Om te voorkomen dat de werkelijke bouwkosten afwijken van het gebudgetteerde bedrag, dienen de uitgaven regelmatig vergeleken te worden met het budget, zodat men bij afwijking tijdig kan bijsturen.
Bouwtijd:
De bouwtijd is het budget in tijd. Tijdens de voortgang van het werk moet de uitvoering regelmatig vergeleken worden met de planning zodat men, indien nodig, tijdig kan bijsturen.
Bestekkwaliteit:
De opdracht is verleend op basis van een in het bestek vastgestelde kwaliteit. In elke fase van het bouwproces moet de geleverde kwaliteit worden getoetst aan wat in het bestek is voorgeschreven.
Bouwplaatsorganisatie:
Afhankelijk van het project dient er een organisatie te worden samengesteld, met de benodigde capaciteit. Om de bouwkosten, bouwtijd en proceskwaliteit te beheersen , is er een managementteam nodig.
Informatiestructuur voor beheersen:
Om het uitvoeringsproces efficiënt te kunnen besturen is het nodig voor elk beheersaspect een informatiestructuur op te zetten. Hiermee kunnen periodieke afwijkingen tussen planning en werkelijkheid worden gemeten, waardoor er tijdig kan worden bijgestuurd. Het maken van een informatiestructuur houdt in dat er een lijst van onderwerpen wordt opgesteld, de zogenaamde decompositie en aggregatie. Decompositie en aggregatie zijn mechanisme om een object in zijn samenstelling vanuit (deel)objecten te kunnen beschouwen.
Decompositie:
Bij decomponeren wordt aangegeven uit welke onderdelen een object is samengesteld.
Aggregatie:
Aggregatie is het samenvoegen van informatie tot het oorspronkelijk geheel. Bij aggregeren wordt aangegeven welk object tot welke post behoord, of van welke activiteit een bepaalde handeling deel uitmaakt.
Ons project bestaat uit totaal 320 woningen die gedecomponeerd worden in verschillende bouwblokken. Wij beperken ons tot één blok van 12 woningen waarbij dit blok apart wordt bewaakt op de beheersaspecten. Het uitvoeringsproces van dit woningblok is te decomponeren in verschillende opeenvolgende uitvoeringsfasen: Onderbouw, bovenbouw, gevel/dakfase en de afbouwfase. Op deze manier ontstaan vier deelprojecten die ieder apart te bewaken zijn in bouwkosten en tijd. Als de onderbouw van ons bouwblok gereed is kan er worden gecontroleerd of de kosten binnen het gestelde budget zijn gebleven. Bij afwijkingen kan de bouwplaatsmanager maatregelen nemen bij de te volgen woningblokken.
Voor de start van de uitvoeringswerkzaamheden moet het bouwplaatsmanagement een decompositiestructuur opzetten en deze bij alle beheersaspecten gebruiken. Door een project structureel te decomponeren, wordt het mogelijk alle benodigde activiteiten te identificeren die nodig zijn bij bijvoorbeeld kopersopties.
