Het beheersen van projectinformatie
Inleiding:
Het uitvoeringsproces start op het moment van opdracht (gunning). Op dat moment zijn alleen het bestek met bijbehorende tekeningen plus de inschrijfbegroting en aanneemsom beschikbaar. Na de opdrachtverstrekking moet de totale projectinformatie nog worden uitgewerkt in uitvoeringstekeningen en andere documenten om het bouwwerk te kunnen uitvoeren. Om er voor te zorgen dat de werktekeningen tijdig beschikbaar zijn, zodat er in de uitvoeringsfase geen vertragingen ontstaan is het beheersen van projectinformatie van groot belang.
Inventariseren projectgegevens:
Wanneer het definitieve ontwerp gereed is, en door de opdrachtgever is goedgekeurd, wordt door de architect het ontwerp vertaalt naar een bestek. Het bestek is een document dat het mogelijk maakt om een contract af te sluiten met de aannemer voor het uitvoeren van het bouwwerk. Het bestek bestaat tenminste uit de volgende documenten:
- beschrijving van het werk
- daarbij behorende tekeningen
- geldende voorwaarden
- nota van inlichtingen
- proces verbaal van aanwijzing
Op basis van bovengenoemde documenten wordt de aanneemsom bepaald, en moet het bouwbedrijf het project realiseren. Bestek en tekeningen moeten elkaar als projectinformatie aanvullen. In de praktijk blijkt soms dat voor een bepaalde constructie de informatie uit de tekst van het bestek en de tekeningen elkaar tegenspreken. Indien dit het geval is, dan is de rangorde bepaald aan de hand van de volgende regels, waarbij regel 1 gaat voor 2 en 3 en regel 2 voor 3 :
- nieuw geschreven of getekend document gaat voor het oude
- beschrijving gaat voor tekening
- bijzondere regeling gaat voor algemene regeling
Tegenstrijdigheden moeten bij het opzetten van een projectinformatiesysteem tijdig worden herkent, zodat men dit zo spoedig mogelijk kan oplossen.
Stabu-bestek:
In dit tekstboek worden zowel de bouwkundige als de constructieve constructies beschreven.
Ook de werktuigbouwkundige en de elektrotechnische installaties worden in het stabu-bestek beschreven.
Bestektekeningen:
Deze worden vaak door verschillende adviesbureaus gemaakt. De constructeur draagt zorg voor de tekeningen ten behoeve van de draagconstructie, de architect zorgt voor tekeningen van de gevels en de afbouw, de installateur en elektricien zijn verantwoordelijk voor de installatietekeningen (figuur 1).
figuur 1
Aan de bestektekeningen worden geen hoeveelheden toegekend per constructie of materiaal, het is aan het bouwbedrijf om deze hoeveelheden te bepalen.
Het aantal documenten op moment van opdracht zijn hieronder weergegeven:
- (Stubu) bestek voor het gehele bouwwerk
- bouwkundige bestektekeningen
- hoeveelheden per materiaal
- constructie bestektekeningen
- hoeveelheden per constructie
- werktuigbouwkundige bestektekeningen
- hoeveelheden per installatiemateriaal
- elektrotechnische bestektekeningen
- hoeveelheden per elektra materiaal
- inschrijfbegroting
- aanneemsom
Uitwerking bestek en tekeningen:
Verdere uitwerking van het bestek en tekeningen is nodig bij complexe of grote bouwprojecten, om de aannemer voldoende informatie te verstrekken van het bouwwerk. De bouwplaatsmanager moet nagaan of hij voor elk onderdeel over de juiste informatie beschikt. Voor het beheersen van projectinformatie van de uitwerking na bestek en tekeningen moet rekening gehouden worden met vier verschillende soorten informatie (locatietekening, assemblagetekening, componententekening en statentekening) over de verschillende elementgroepen.
Tussen opdrachtverlening en oplevering komen regelmatig wijzigingen voor die van verschillende partijen kunnen komen. Een systeem voor het beheersen van projectinformatie moet in staat zijn wijzigingen in documenten te verwerken en vervallende documenten te vervangen. Men dient erop toe te zien dat wijzigingen in een bepaald document gevlogen kunnen hebben voor een ander document waar dan ook wijzigen doorgevoerd moeten worden.
Risicoanalyse projectinformatie:
Een risicoanalyse heeft als doel het voorkomen van vertragingen tijdens het uitvoeringsproces. Vertraging kan ontstaan omdat de benodigde uitvoeringstekeningen te laat beschikbaar zijn. Er wordt dan een risicoanalyse gemaakt waarmee de vertraging is te analyseren. Veelal betreft een risicoanalyse het op tijd beschikbaar zijn van de benodigde uitvoeringstekeningen, echter kan men door middel van een risicoanalyse ook de kwaliteit van de voortgang en tekeningen bewaken. Een risicoanalyse geeft inzicht wat de kans is dat bepaalde tekeningen / documenten te laat worden aangeleverd, en vertaalt dit naar weken.
Naar aanleiding van de analyse kan bepaald worden welk beheersniveau gewenst is om het bouwwerk binnen de gestelde tijd te kunnen uitvoeren.
Beheersniveau:
Bij het vaststellen van het beheersniveau wordt een afweging gemaakt tussen kosten en opbrengst. Een uitvoerige controle door de werkvoorbereider geeft alleen rendement als tijdens de uitvoering winst wordt behaald. Het minimum niveau voor het beheersen van tekeningen wordt Laissez faire genoemd. De uitvoerende partij stuurt het productieschema naar architect en constructeur en gaan ervan uit dat zij vlodoende ervaring hebben om te weten wanneer welke tekeningen nodig zijn. Hierbij wordt de regie uit handen gegeven wat af te raden is bij omvangrijke, complexe bouwwerken. Beter is vooraf een lijst met tekeningen te maken die voor de uitvoering nodig zijn. Per tekening geeft men dan aan wanneer deze definitief moet zijn, en wanneer de tussentijdse controles door de werkvoorbereider gepland zijn. Hiermee houdt men de regie in eigen hand en kan men tijdig signaleren wanneer er knelpunten ontstaan, en hierop anticiperen.
Voor dit beheersniveau zijn de volgende stappen te onderscheiden:
- maak lijst met benodigde tekeningen
- datum start uitvoering (tekeningen/documenten) bepalen
- tijd voor de werkvoorbereiding (controle tekeningen) bepalen
- datum bepalen wanneer de tekeningen definitief moeten zijn
- tekenlijst verstrekken aan adviseurs
- registreren wanneer tekeningen als definitief zijn ontvangen
- periodieke achterstand afgifte tekeningen rapporteren
Daar een tekening een groeidocument is, komt het in de praktijk voor dat definitieve tekeningen nog gewijzigd worden. De informatie op de tekening is pas definitief als de tekening bij oplevering is aangepast aan de uitvoering. Dit vereist nauwkeurige coördinatie tussen tekenaar, werkvoorbereider en uitvoerder. Om te voorkomen dat tekeningen niet op het geplande tijdstip aanwezig zijn is het noodzakelijk dat er een speling wordt gehanteerd in de tekeningenplanning. De procedure wordt per soort tekening uitgezet wat het mogelijk maakt de tijdstippen van distributie te plannen. Dit maakt het mogelijk om afwijkingen tijdig te constateren, zodat er actie ondernomen kan worden. Hierdoor wordt vertraging in het proces voorkomen. Vanaf de start van de bouw moet de voortgang van het tekenproces continu worden geregistreerd. Door vergelijking van de werkelijkheid met de tekeningenplanning worden afwijkingen zichtbaar.
Tekeningenprocedure:
Bij het tot stand komen van een tekening zijn twee fase te onderscheiden (figuur 2).
- belanghebbende moet informatie verstrekken
- belanghebbende moet tekeningen controleren
figuur 2
Het totstandkomen van een bepaalde tekeningen vergt een opeenvolging van activiteiten, die door verschillende organisaties worden uitgevoerd. Tekeningen worden van de ene naar de andere organisatie verstuurd waarbij men gebruik maakt van een begeleidend document voorzien van datum. Deze distributiepunten zijn te plannen en te registreren. Een distributiepunt is een meetpunt waaraan een datum te koppelen is, die als peildatum is te gebruiken. Elke fase van activiteiten vergt een bepaalde tijdsduur. Wanneer start uitvoering als nulpunt wordt aangemerkt voor het pannen, dan is voor elke peildatum een tijdsduur aan te geven. De benodigde informatie moet dus een bepaald aantal weken voor de start van de uitvoering van de werkzaamheden een bepaalde status hebben. Uit het tijdschema voor de uitvoering kan worden afgelezen in welke kalenderweek een onderdeel van start moet gaan, aan de hand hiervan kan men per constructieonderdeel de peildata bepalen.
Een tekeningen procedureschema is opgebouwd in volgorde van activiteiten en te bereiken status met als eindpunt de start van de uitvoering van het betreffende onderdeel.
Het informatieproces welke benodigd is bij de uitwerking van bestektekeningen naar uitvoeringsfase is hieronder omschreven:
Informatie verzamelen:
Indien bestek en bestektekening niet voldoende informatie bevat zal de tekenaar informatie moeten verzamelen. Ook kan het nodig zijn informatie van ander participanten te bemachtigen.
Tekeningen opzetten:
Dit is het begin van het groeidocument. Deze tekening in concept is een eerste oplossing op basis van de beschikbaren informatie.
Tekening controleren:
Bij de eerste controle komen vaak problemen boven water welke opgelost dienen te worden.
De werkvoorbereider kan problemen cq. afwijkingen constateren, maar ook participanten die met deze concept tekeningen werken kunnen tegen problemen aanlopen.
Controle op uitvoerbaarheid:
Na verwerking van alle opmerkingen wordt de tekeningen afgegeven voor uitvoering. Bij complexe projecten kan het voorkomen dat deze tekening nog niet geschikt is om bij de uitvoering te gebruiken, waardoor het gewenst is een fase van controle in te bouwen. Tijdens deze fase wordt er gecontroleerd of alle informatie op de tekening aanwezig is, of het technisch uitvoerbaar is en of de tekening overeenkomt met het bestek.
Werkvoorbereiding:
Wanneer de uitvoeringstekeningen gereed zijn kan de werkvoorbereider bepaalde onderdelen bestellen. Ook kan het voorkomen dat er onderaannemers voor specifieke onderdelen gecontracteerd dienen te worden.
Voor elke bouwconstructie moet in principe een eigen procedure worden opgezet. Onderstaand principe van procesanalyse kan worden toegepast voor de meeste constructieonderdelen:
- proces analyse, bouwwerk verdelen in fasen
- status vaststellen na elke fase
- laatste status is start uitvoering
- per status identificatie aangeven
- tijdsduur activiteiten bepalen
- per status tijd naar start uitvoering berekenen
- betrokken participanten benoemen
- per participant de te verrichten activiteiten aangeven
Plannen peildata uitvoeringstekeningen:
In tabel 4.2 zijn de benodigde tekeningen (onderbouw t/m geveldakfase) voor ons project weergegeven. Aan de hand van data uitvoering is de peildatum (datum wanneer de tekeningen benodigd zijn) weergegeven. Door vergelijking van de planning van de status per tekening met de registratie worden afwijkingen zichtbaar. Voor het beheersen van het tijdig beschikbaar komen van de uitvoeringstekening is het belangrijk te weten welke status de uitvoeringstekeningen heeft bereikt. Het is daarom aan te raden meerdere peildata in te plannen (b.v. datum tekeningen voorlopig) zodat men tijdig eventuele knelpunten registreert. Het kan zinvol zijn een afwijkingsrapport bij te houden. Dit maakt het mogelijk om per participant een actielijst te maken, zodat deze gestimuleerd wordt een uitvoeringstekening de volgende status te laten bereiken.
